Privacy verklaring

Olmia Robotics, gevestigd aan Stephensonstraat 7
4004 JA Tiel, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens:
https://www.olmia-robotics.nl/ 
Stephensonstraat 7
4004 JA Tiel +31344606643
Peter van Olm is de Functionaris Gegevensbescherming van Olmia Robotics Hij is te bereiken via peter@olmia-robotics.nl

Persoonsgegevens die wij verwerken

Olmia Robotics verwerkt de persoonsgegevens die op de website en webshop gevraagd worden. Deze gegevens bestaan uit naam en e-mailadres voor het versturen van nieuwsbrieven of volledige (bedrijfs-)NAW gegevens voor het opmaken en versturen van offertes en/of koopovereenkomsten.

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

Onze website en webshop verzamelt en verwerkt geen bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens. Onze website en webshop worden puur en alleen gericht op bedrijven, niet op consumenten. Mocht het onverhoopt toch gebeuren zonder toestemming van ouders/verzorgers dat wij persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via info@olmia-robotics.nl, dan verwijderen wij deze informatie.

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

Olmia Robotics verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • Het afhandelen van jouw aankoop 
  • Het afhandelen van inkopen / diensten als je een leverancier / onderaannemer van ons bent
  • Verzenden van onze nieuwsbrief 
  • Je te kunnen bellen of e-mailen, indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren
  • Je te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten
  • Je de mogelijkheid te bieden een account aan te maken
  • Om goederen en diensten bij je af te leveren
  • Olmia Robotics analyseert jouw gedrag op de website om daarmee de website te verbeteren en het aanbod van producten en diensten af te stemmen op jouw voorkeuren. 
  • Olmia Robotics verwerkt ook persoonsgegevens als wij hier wettelijk toe verplicht zijn, zoals gegevens die wij nodig hebben voor onze belastingaangifte. 

Wij verzamelen en gebruiken de persoonsgegevens die je ons verstrekt omdat je hier toestemming voor hebt gegeven dan wel omdat dit noodzakelijk is voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen. Wij verwerken de volgende gegevens: (organisatie)naam, adres en contactgegevens.
Ben je een relatie van ons, dan gebruiken wij jouw gegevens om contact met je op te kunnen nemen voor doeleinden die in het belang zijn van onze onderneming. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het bespreken van een eventuele samenwerking, het verstrekken en verkrijgen van informatie en het onderhouden van ons netwerk.
Je bent niet verplicht om ons jouw persoonsgegevens te verstrekken. Als je ons geen of onvoldoende persoonsgegevens verstrekt, dan is het echter wel mogelijk dat wij aan de hiervoor genoemde doeleinden geen uitvoering kunnen geven.

Geautomatiseerde besluitvorming

Olmia Robotics neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma's of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van Olmia Robotics) tussen zit. Olmia Robotics gebruikt de volgende computerprogramma's of -systemen:

  • Office365

Wij maken voor ons reguliere zakelijke e-mailverkeer gebruik van de diensten van Office365. Deze partij heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om misbruik, verlies en corruptie van jouw en onze gegevens zoveel mogelijk te voorkomen. Office365 heeft geen toegang tot ons postvak en wij behandelen al ons e-mailverkeer vertrouwelijk.

  • MailChimp 

Wij versturen onze e-mail nieuwsbrieven met MailChimp. MailChimp zal jouw naam en e-mailadres nooit voor eigen doeleinden gebruiken. Onderaan elke e-mail die geautomatiseerd via onze website is verzonden zie je de ‘unsubscribe’ link. Je ontvangt onze nieuwsbrief dan niet meer. Jouw persoonsgegevens worden door MailChimp beveiligd opgeslagen. MailChimp maakt gebruik van cookies en andere internettechnologieën die inzichtelijk maken of e-mails worden geopend en gelezen. MailChimp behoudt zich het recht voor om jouw gegevens te gebruiken voor het verder verbeteren van de dienstverlening en in het kader daarvan informatie met derden te delen. 

  • ExponentCMS

ExponentCMS is het Open Source CMS waarop de website ontwikkeld is. Het systeem plaatst enkel functionele (sessie)cookies. Gegevens die verzonden worden via formulieren op de website worden niet bewaard op de server.

  • OpenCart

OpenCart is het Open Source e-commerce system waarop de webshop ontwikkeld is. OpenCart plaatst functionele cookies. Dit gebeurt om het gebruik van onze webshop eenvoudig te maken. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het bewaren van producten in jouw winkelwagen of het onthouden van jouw inloggegevens tijdens je bezoek aan de webshop. In Open Cart worden gegevens opgeslagen die je invoert tijdens het aanmaken van jouw account. Deze gegevens komen terecht in een database die gehost wordt bij Uniserver, onze Nederlandse hostingpartij. 

  • Uniserver

Persoonsgegevens die je ten behoeve van onze dienstverlening aan ons beschikbaar stelt, worden in principe niet met deze partij gedeeld. Maar Uniserver kan (tijdelijk) gevraagd worden tot toegang tot jouw gegevens om ons (technische) ondersteuning te bieden, zij zullen jouw gegevens nooit gebruiken voor een ander doel. Uniserver is op basis van de overeenkomst die wij met hen hebben gesloten verplicht om passende beveiligingsmaatregelen te nemen.  

  • Perfectview 

Perfectview is het (Nederlands gehoste) CRM systeem waarin we prospect- en klantgegevens bijhouden. Hierin worden niet alleen bedrijfs- en persoonsgegevens, maar ook klantcontact gegevens bijgehouden. Jouw persoonsgegevens worden door Perfectview beveiligd opgeslagen en zal jouw gegevens nooit voor eigen doeleinden gebruiken.

  • Mollie

Voor het afhandelen van een (deel van) de betalingen in onze webwinkel maken wij gebruik van het platform van Mollie. Mollie verwerkt jouw (organisatie)naam, adres en woonplaatsgegevens en jouw betaalgegevens zoals jouw bankrekening- of creditcardnummer. Mollie heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beschermen. Mollie behoudt zich het recht voor jouw gegevens te gebruiken om de dienstverlening verder te verbeteren en in het kader daarvan (geanonimiseerde) gegevens met derden te delen. Alle hierboven genoemde waarborgen met betrekking tot de bescherming van jouw persoonsgegevens zijn eveneens van toepassing op de onderdelen van Mollie’s dienstverlening waarvoor zij derden inschakelen. Mollie bewaart jouw gegevens niet langer dan op grond van de wettelijke termijnen is toegestaan. 

  • PostNL 

Als je een bestelling bij ons plaatst is het onze taak om jouw pakket bij je te laten bezorgen. Wij maken gebruik van de diensten van PostNL voor het uitvoeren van de leveringen. Het is daarvoor noodzakelijk dat wij jouw (organisatie)naam, adres en woonplaatsgegevens met PostNL delen. PostNL gebruikt deze gegevens alleen ten behoeve van het uitvoeren van de overeenkomst. In het geval dat PostNL onderaannemers inschakelt, stelt PostNL jouw gegevens ook aan deze partijen ter beschikking. 

  • DHL 

Als je een bestelling bij ons plaatst is het onze taak om jouw pakket bij je te laten bezorgen. Wij maken gebruik van de diensten van DHL voor het uitvoeren van de leveringen. Het is daarvoor noodzakelijk dat wij jouw (organisatie)naam, adres en woonplaatsgegevens met DHL delen. DHL gebruikt deze gegevens alleen ten behoeve van het uitvoeren van de overeenkomst. In het geval dat DHL onderaannemers inschakelt, stelt DHL jouw gegevens ook aan deze partijen ter beschikking.

  • Exact 

Voor het bijhouden van onze administratie en boekhouding maken wij gebruik van de diensten van Exact. Wij delen jouw (organisatie)naam, adres en woonplaatsgegevens en details met betrekking tot jouw bestelling. Deze gegevens worden gebruikt voor het administreren van verkoopfacturen. Voor het bijhouden van onze administratie en boekhouding maken wij gebruik van de diensten van Van Herwijnen Kreston. Wij delen jouw (organisatie)naam, adres en woonplaatsgegevens en details met betrekking tot jouw bestelling. Deze gegevens worden gebruikt voor het administreren van verkoopfacturen. Jouw persoonsgegevens worden beschermd verzonden en opgeslagen. Van Herwijnen Kreston is tot geheimhouding verplicht en zal jouw gegevens vertrouwelijk behandelen. Van Herwijnen Kreston gebruikt jouw persoonsgegevens niet voor andere doeleinden dan hierboven beschreven.

Medewerking aan fiscaal en strafrechtelijk onderzoek 

In voorkomende gevallen kan Olmia Robotics op grond van een wettelijke verplichting worden gehouden tot het delen van jouw gegevens in verband met fiscaal of strafrechtelijk onderzoek van overheidswege. In een dergelijk geval zijn wij gedwongen jouw gegevens te delen, maar wij zullen ons binnen de mogelijkheden die de wet ons biedt daartegen verzetten.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

Olmia Robotics bewaart je persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren, waarvoor je gegevens worden verzameld. 
Wij bewaren jouw gegevens zolang je klant van ons bent, in ieder geval de wettelijke bewaartermijn van 7 jaar. Dit betekent dat wij jouw klantprofiel bewaren totdat je aangeeft dat je niet langer van onze diensten gebruik wenst te maken. Als je dit bij ons aangeeft zullen wij dit tevens opvatten als een vergeetverzoek. Op grond van toepasselijke administratieve verplichtingen moeten wij facturen met jouw (persoons)gegevens te bewaren, deze gegevens zullen wij dus voor zolang de toepasselijke termijn loopt bewaren. Medewerkers hebben echter geen toegang meer tot jouw klantprofiel en documenten die wij naar aanleiding van jouw opdracht hebben vervaardigd.

Delen van persoonsgegevens met derden

Olmia Robotics verkoopt jouw gegevens niet aan derden en zal deze uitsluitend verstrekken indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Dat kan voorkomen in verband met het uitvoeren van een overeenkomst met jou: het dan mogelijk dat wij jouw persoonsgegevens moeten verstrekken aan partijen die onderdelen, materialen en producten aan ons toeleveren of in onze opdracht werkzaamheden uitvoeren bij jou. Met bedrijven die jouw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. Olmia Robotics blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

​​​​​​Olmia Robotics gebruikt alleen technische en functionele cookies. Daarnaast gebruiken we analytische cookies, die geen inbreuk maken op je privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op jouw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en jouw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen.

Google Analytics 

Via onze website worden cookies geplaatst van het Amerikaanse bedrijf Google, als deel van de “Analytics”-dienst. Wij gebruiken deze dienst om bij te houden en rapportages te krijgen over hoe bezoekers de website gebruiken. Wij hebben:

  • een verwerkersovereenkomst met Google gesloten;
  • het laatste octet van het IP-adres gemaskeerd;
  • 'gegevens delen' uitgezet;

Verder maken we geen gebruik van andere Google-diensten in combinatie met de Google Analytics-cookies. Wil je dat deze cookies ook niet geplaatst worden, dan kan je voor Chrome een browser-extensie installeren die dit blokkeert: https://chrome.google.com/webstore/detail/google-analytics-opt-out/fllaojicojecljbmefodhfapmkghcbnh?hl=en

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen 

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door Olmia Robotics en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens die wij van jou beschikken in een computerbestand naar jou of een ander, door jou genoemde organisatie, te sturen. 
Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar info@olmia-robotics.nl.
Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij jou een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op jouw verzoek .

Olmia Robotics wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Olmia Robotics neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met ons via info@olmia-robotics.nl